دوشنبه 14ام مهر 1404
آیا شغل مسئول دفتر یا منشی مناسب شما هست یا خیر؟ اگر شما شخصی منظم و متبحر در انجام کارهای دفتری هستید و به دنبال کارهای خیلی تخصصی نیستید، شغل منشی گری یا مسئول دفتر ی برای شما مناسب است.منشی در لغت به معنای ایجادکننده، بوجودآورنده و ابداع کننده می باشد. اما در کسب و کار و ادبیات روزمره منشی مسئول دفتر به شخصی گفته میشود که توسط شخص یا سازمانی استخدام می گردد که توانایی انجام وظایفی چون تنظیم برنامه روزانه مسئول ، تنظیم جلسه ها ، نامه نگاری، تنظیم انواع گزارشها از فعالیتهای مختلف، کار با کامپیوتر و اینترنت و تایپ متون فارسی و انگلیسی را داشته باشد.
در بعضی از شرکت ها مشاهده می کنیم که نقش منشی یا مسئول دفتر ها پر رنگ تر است و علاوه بر انجام وظایف قبلی به مدیریت امور داخلی شرکت، هماهنگی داخلی کارکنان و پاسخ به مراجعین تلفنی و حضوری نیز می پردازند.
در این کار یک مسئول دفتر خوب باید مهارت های نوشتاری و گفتاری بسیار خوبی داشته باشد و در کار با کامپیوتر و تایپ توانایی لازم را داشته باشد. و همانطور که میدانید یک مسئول دفتر باید به جزئیات توجه کرده و بتواند فشار کاری زیاد را تحمل کند. اغلب منشی ها به صورت تمام وقت در محیط های اداری و دفاتر کار خصوصی مشغول فعالیت می باشند.
کار منشی ( مسئول دفتر)
چرا یک مدیر نیازمند یک منشی و یا مسئول دفتر است؟
با توجه به محدوديت زمان و حجم وظايف و تكاليف مديران از فعاليت هاي واحدهاي تحت نظر و پاسخ به درخواست هاي كاركنان و ساير امور مربوطه ضروري است. اين وظايف طبق يك برنامه منظم و صحيح به مورد اجرا گذارده شود تا براي اعمال مديريت فرصت كافي موجود باشد و از اتلاف وقت در امور جاري خود داري شود.
پس آيا مي توان پذيرفت كه يك مدير پرمشغله بدون داشتن يك مسئول دفتر قوي آموزش ديده و منظم در كارش موفق شود و آيا مسئول دفتر يك كارمند معمولي برنامه ريز و يا محرم اسراري قابل اعتماد است. وقت مديران معمولا محدود است و وظايف متعددي دارند ،به همین دلیل اين وظايف باید طبق يك برنامه به اجرا درآيد.
ويژگي هاي مسئول دفتر
ويژگي هاي شخصيتي و رفتاري يك مسئول دفتر شامل مثبت انديشي، هوشياري، حضور ذهن، اعتماد به نفس، راز داري، وظيفه شناسي، قدرت تصميم گيري، ابتكار، خونسردي، دلسوزي، احساس مسئوليت و از همه مهمتر مشكل ديگران را مشكل خود پنداشتن و اين رمز موفقيت يك سازمان و فراتر از آن يك جامعه است
به نتيجه رساندن كار مراجعين:
ضمن رعايت اصول اخالقي در ارتباط با كار مراجعين سرعت، دقت، وقت شناسي و تكريم ارباب رجوع را در نظر گرفته و در كمترين زمان مراجعين را به نتيجه مطلوب و قانوني كار برساند.
يك مسئول دفتر بايد با هوشمندي به امور دفتر بپردازد به گونهاي كه هيچ خدشهاي به نظام دفتر و مديريت آن وارد نشود. هيچ نكته و حركتي از ديد تيزبين مسئول دفتر پنهان نماند. آگاهي مسئول دفتر از اوضاع حوزههاي مختلف كاري؛ يعني، آگاهي مستقيم مدير ارشد آن واحد.
يكي از وظايف حساس و پراهميت مسئول دفتر ايجاد ارتباط درست و برخورد مناسب با همكاران به ويژه ارباب رجوع است. برخورد درست و منضبط به شخصيت مسئول دفتر ارزش و اعتبار ميدهد.
مرتب نمودن نامه هايي كه سرپرست بايد مطالعه، مالحظه يا امضاء نمايد واعاده آنها به همكاران در واحدهاي مربوطه. –تنظيم اوقات جلساتي كه در دفتر رياست و معاونت تشكيل مي شود.
هر دفتري بنابر جايگاه مدير ارشد خود چه در سازمان و چه در فضاي بروني هر روز مراجعات مختلف اعم از تلفني، مكاتبهاي و يا حضوري دارد. مهمترين بخش مسئوليت يك مسئول دفتر انجام دادن كار دقيق و به موقع در اين بخش است. اولويت بندي امور نقش بسزايي در اثر بخشي به موقع و كارآمدترين روش كاري مسئول دفتر است.
حفظ اسرار شرکت
مسئول دفتر اگر نگوییم قطعاً اما از ۸۰% اسرار شرکت آگاهی دارد! چطور مگر می شود؟ بله فقط کافیست تعداد نامه هایی که در طول روز ورود و خروج می کند، تایپ هایی که انجام می هد، اسنادی که اسکن می کند، تلفن هایی که جواب می دهد! را در نظر بگیرید. بله به همین راحتی! اگر شما اسرار شرکت را که نباید فاش شود بگویید عواقب جبران ناپذیری برای خود و سازمان رقم زده اید. سعی کنید همیشه رمز سیستم شما جز خودتان و مدیر مربوطه کسی نداند، سعی کنید در موقع تایپ و خواندن نامه ها به صورتی برای خود حریمی در نظر بگیرید، بسیاری مواقع افرادی هستند که سعی می کنند از روی میز شما به راحتی اطلاعات شما را استخراج کنند برای همین هست که می گویم از چسباندن استیک نوت و یا کاغذ بر روی میز خود خودداری کنید.
فرق بین مسئول دفتر و منشی چیست؟
با وجود شباهت های کاری بسیاری که بین این دو شغل وجود دارد می توان گفت که مسئول دفتری وظیفه سنگین تری نسبت به منشی برعهده دارد چرا که وظیفه دفتر دار و مسئول دفتر کنترل کارمندان زیر مجموعه را نیز می تواند عهده دار باشد و به نوعی مشاور مدیرخود است.
توضیحات بیشتر در مورد آزمون دوره مهارتی مسئول دفتری
جهت کسب اطلاعات بیشتر (در ساعات اداری 8 صبح الی 6 عصر) با شماره 09121898004 تماس بگیرید.
دوشنبه 14ام مهر 1404
يکشنبه 13ام مهر 1404
سه شنبه 08ام مهر 1404
نصب برنامه ابن سینا